Reglementen

Huishoudelijk Reglement


Uitvaartvereniging Emmer Compascuum en Omstreken

Artikel 1. Inleiding.

Als aanvulling op de statuten is er een Huishoudelijk Reglement.

In dit reglement worden de uitvoeringszaken geregeld en vastgelegd
Aangezien voor het wijzigen van het Huishoudelijk Reglement alleen goedkeuring nodig is van de ALV is dit eenvoudig en brengt het geen kosten met zich mee.

 

Artikel 2. Bestuur.

Het bestuur bestaat uit minimaal vijf bestuursleden, altijd een oneven aantal.
Van deze vijf leden zijn er een voorzitter, secretaris en penningmeester aangewezen.
Deze drie vormen het Dagelijks Bestuur.

Het bestuur heeft van de leden mandaat gekregen om de vereniging goed te beheren en besturen.

Van alle bestuursvergaderingen worden er notulen gemaakt die als verantwoording dienen tijdens de ALV en tussendoor.

Een oneven aantal bestuursleden is noodzakelijk in verband met stemmen.

De voorzitter leidt alle vergaderingen.

De voorzitter en secretaris tekenen na bespreking de notulen ter goedkeuring.

Voorzitter:

Zit de vergadering voor en heeft de leiding.

De voorzitter ziet toe op een goed verloop van de werkzaamheden in het bestuur.
De voorzitter is zowel intern als extern aanspeekpunt.

Secretaris:

Maakt notulen en stelt brieven op en voert de correspondentie.

Beheert het archief (digitaal en analoog).

Zorgt voor tijdige convocatie voor alle vergaderingen.

Dit onder vermelding van de agenda.

Legt verantwoording af door een jaarverslag te maken.

Penningmeester:

Is belast met het beheer van de geldmiddelen.

Draagt zorg voor het innen van de contributie.

Zorgt voor een financieel jaarverslag en legt op deze wijze verantwoording af.

Ledenadministrateur:

Voert de ledenadministratie.
Zorgt voor inning van de contributie.

Algemeen Adjunct:

Neemt waar voor een afwezig bestuurslid.

 

 

 

 

 

Artikel 3. Leden.

De leden zijn het hoogste orgaan.
Leden geven hun mandaat door nieuwe bestuursleden te kiezen tijdens de ALV.

Bij alle besluiten, niet gemandateerd dient het bestuur de leden te raadplegen.

 

Artikel 4. Waarvan kan bij overlijden gebruik gemaakt worden:

In overleg met de nabestaanden van het overleden lid kan er aanspraak worden gemaakt op het navolgende:

Er zijn twee pakketten (A en B) waarin zaken genoemd worden die ten behoeve van een uitvaart geregeld moeten worden.

Voor de exacte inhoud van pakket A en B kan men zich vervoegen bij het bestuur.

 

Artikel 5. Uitvoering door derden bij overlijden.

Het overlijden van en lid moet te allen tijde gemeld worden op telefoonnummer 0800-0242526 (dag en nacht bereikbaar).

1.      Indien de vereniging geen diensten verstrekt bij overlijden kan geen aanspraak worden gemaakt op een vergoeding.

Van deze bepaling kan worden afgeweken als het bestuur toestemming heeft gegeven om het elders uit te voeren, hierbij valt te denken aan een overlijden ver van het werkgebied.

2.      Indien om welke reden geen gebruik wordt gemaakt van de diensten van de vereniging en het bestuur heeft hier toestemming voor gegeven – kan een vergoeding worden bepaald.

Deze vergoeding komt dan in de plaats van diensten die niet zijn afgenomen rondom de uitvaart.

Er dienen dan wel nota’s te zijn die kunnen worden getoond.

3.      De vergoeding zal onder lid 1 en 2 nooit HOGER zijn dan het bedrag van het pakket van het overleden lid.

4.      In alle gevallen beslist uiteindelijk het bestuur.

 

Artikel 6. Vergoedingen bestuursleden.

De ALV kan een vergoeding toekennen aan bestuursleden voor het werk dat wordt gedaan ten dienste van de vereniging.

In ieder geval worden er reis- en verblijfkosten vergoed als een bestuurslid in dienst van de vereniging op pad gaat (wel goedkeuring penningmeester).

 

Artikel 7 Geheimhoudingsplicht bestuursleden.

Van de leden van het bestuur wordt verwacht dat zij niet met derden spreken over zaken die alles omtrent het werk als bestuurslid voor de vereniging bestrijken.

 

Artikel 8. Communicatie.

Communicatie met leden vindt plaats via telefonisch verkeer, e-mail. op de ALV, met het uitbrengen van een nieuwsbrief of via de website.

Het bestuur ziet er secuur op toe dat er op gezette tijden op bovengenoemde wijze contact is met de leden.

Verder is het bestuur terughoudend met het informeren van partijen die geen lid zijn of als zodanig een link hebben met de vereniging.

 

Artikel 9. Aula.

1.      De vereniging heeft de beschikking over een aula aan de Doumalaan.

Bij overlijden is deze aula beschikbaar voor:

·         Opbaring;

·         Condoleance;

·         Uitvaartdienst;

·         Andere bijeenkomsten door het bestuur akkoord bevonden.

2.      De aula heeft een beheerder die zorg draagt voor begeleiding.

3.      Tevens is er een 24 uurs opbaarkamer.

Indien een familie hiervan gebruik maakt krijgt deze familie gedurende de dagen van opbaring een sleutel.

De beheerder van de aula regelt dit en ziet toe op een goed verloop.

4. Er is een sleutelplan.

Artikel 10. Privacywet

De vereniging heeft maatregelen genomen die ervoor zorgen dat er aan de Privacywet voldaan wordt dit is ingegaan om 25 mei 2018.

 

Artikel 11. Statuten.

In alle gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement niet voorziet zal worden verwezen naar de Statuten.

In alle gevallen geldt de Nederlandse Wet voor alle benoemde bepalingen.

Lukt het niet tot een oplossing of uitspraak te komen dan beslist het bestuur.

 

Artikel 12. Huishoudelijk Reglement.

In dit reglement zijn zaken opgenomen die beschreven moeten worden maar niet in de Statuten hoeven te worden opgenomen.
Dit Huishoudelijk Reglement treedt in werking zodra de Statuten zijn gelegaliseerd (notaris) en kunnen elk jaar, waar nodig, worden aangepast tijdens de ALV. Het bestuur moet dit dan wel vermelden op de agenda als agendapunt en aangeven wat er gewijzigd moet worden.

 

Behorende bij het Huishoudelijk Regelement van de Uitvaarvereniging

Emmer Compascuum en omstreken:

Aldus besproken met het bestuur op dinsdag 6 november 2018 in de aula van de vereniging.

 

Vervolgens vastgesteld in de ALV van ….. april 2019

 

 

 

 

 

Datum:

Plaats:

Handtekening:

 

 

 

 

 

……………………………….. …………………………..

 

Voorzitter Secretaris

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Huishoudelijk Reglement opgesteld door mr. Joke G. Verweij

in opdracht van het bestuur, najaar 2018

 

 

 

Versie 001-2018 (eerste product)